Tijdens mijn opleiding tot Black Belt heb ik het project Personeelsdeclaraties gedaan.
Define
Voor het project was onduidelijk hoeveel er gedeclareerd werd, en was de procedure van indienen en controle niet eenduidig. De kosten die hiermee gemoeid waren waren dan ook onbekend.
Measure
Het verzamelen van de metingen was lastig aangezien de declaraties niet als zodanig waren vastgelegd. Uit de betaling was wel een overzicht te krijgen wat naar particulieren betaald werd. In eerste instantie bracht dit vreemde data aan het licht. Door de uitschieters te onderzoeken werd duidelijk dat niet alle betalingen aan particulieren aan eigen medewerkers werden gedaan. Ook de betalingen aan eigen medewerkers waren niet allemaal declaraties. Het valideren van de data was derhalve bij dit project een lastige klus.
Analyse
Uit de analysefase kwam niet veel onverwachts. Er wordt minder gedeclareerd in de vakantieperiodes en het declaratiegedrag varieert niet noemenswaardig over de bedrijfsstromen. Algemene conclusie is dat het proces niet ingeregeld is; Leidinggevenden moeten de declaratie goedkeuren, maar hebben onvoldoende verstand van wet- en regelgeving.
Wat verder nog speelt is dat declareren ertoe leidt dat de BTW niet teruggevorderd kan worden. Hier blijkt een behoorlijk besparingspotentieel in te zitten.
Improve
Een standaardprocedure met bijbehorende documenten is ingericht. Deze is in pilotfase ingevoerd bij één van de bedrijfsstromen. De duidelijkheid met betrekking tot de procedure wordt door de meeste medewerkers als prettig ervaren. De controles zijn door deze procedures scherper geworden en veel declaraties die eerst wel werden goedgekeurd worden nu afgekeurd.
Control
De kosten van declaraties worden maandelijks gemonitord door de administratie. De champion van het project is verantwoordelijk voor een verdere uitrol over de andere bedrijfsstromen.
