Begin 2012 heb ik het lean6sigma project Flexwerken gedaan. Dit was mijn tweede project en het is gebruikt in de certificering tot Black Belt.
Define
Zoals bij de meeste lean6sigma projecten binnen Heijmans was ook hierbij kostenbesparing de grootste drijfveer. Het project richtte zich erop het aantal vierkante meters kantooroppervlak te minimaliseren. De CTQ flowdown is dan ook vrij rechttoe rechtaan. Door meer werkplekken in de ruimte te stoppen is minder ruimte nodig. Daarnaast wordt de bezettingsgraad per werkplek verhoogd.
Measure
Er is geteld hoeveel werkplekken er oorspronkelijk waren en gemeten hoe groot de ruimte is. De eerste CTQ is daarmee ingevuld. De bezettingsgraad is lastiger te meten. Middels een enquête is aan de medewerkers gevraagd hoe vaak zij aanwezig zijn. De resultaten van deze enquête kwamen niet overeen met mijn ervaring.
Daarom is besloten om ook twee weken lang elke dag te tellen hoeveel mensen daadwerkelijk aanwezig zijn. In de grafieken is duidelijk te zien dat men gemiddeld slechts de helft van de tijd aanwezig is.
Analyse
De oorzaken van het probleem zijn vrij evident. Managers en directeuren die een eigen kantoor hebben, het liefst met een persoonlijke vergadertafel, maken dat een enkele werkplek veel ruimte inneemt. Daar komt bij dat iedereen een eigen werkplek heeft, ook al is de aanwezigheid beperkt. Feitelijk zijn er gewoon te weinig mensen om de ruimte te vullen.
Improve
Een verbouwing naar open ruimtes met centrale vergaderfaciliteiten lost het probleem van de inefficiënte inrichting op. Hieraan zijn weliswaar eenmalig kosten verbonden, maar doorrekening van de businesscase levert een uiterst acceptabele terugverdientijd. Door meerdere werkplekken in de ruimte te plaatsen, en mensen die weinig aanwezig zijn geen vaste werkplek meer te geven, komt er zoveel capaciteit dat de medewerkers van de bovenliggende verdieping allemaal hier gehuisvest kunnen worden. De bovenliggende verdieping wordt gebruikt voor medewerkers van het naastliggende kantoor dat geheel gesloten kan worden.
Control
De doelstellingen van het project zijn ruimschoots behaald. Het aantal vierkante meters per werkplek is gedaald van 21 naar 14. De bezettingsgraad per werkplek is gestegen van 50% naar 64%. Daarnaast zijn softe verbeteringen gerealiseerd. Door de open ruimtes is de collegialiteit verbeterd en is het gemakkelijker geworden om elkaar aan te spreken.
